Administratief Bediende - dienst Opleidingsbeheer

Functie

Voor Brandweerzone Centrum zijn weop zoek naar een Administratief bediende voor de dienst Opleidingsbeheer (m/v/x):

Dienst Opleidingsbeheer heeft als centrale taak het ontwikkelen van kennis, vaardigheden en competenties bij alle personeelsleden. Zij plannen en organiseren opleidingstrajecten. Daarnaast staan zij in voor de ontwikkeling en implementatie van de oefensystematiek en kwaliteitscontrolesystemen en bieden ondersteuning bij het uitwerken van didactische tools. De instructeurs geven aan de hand van deze tools opleiding aan het operationeel personeel. De verzamelde kennis wordt via een kennismanagementtool, de opleidingsblog, centraal beheerd.

Samen met collega’s ben je verantwoordelijk voor het o rganiseren en aanbieden van opleidingen voor alle personeelsleden van de zone.

• Je krijgt opleidingsdossiers toegewezen die je administratief en tijdig opvolgt.
• Je legt de nodige contacten met oa leveranciers om opleidingen optimaal uit te werken. Ook met de brandweerschool en stad Gent deel je tijdig de nodige info.
• Je past de nodige regelgeving en procedures toe om je dossiers correct op te volgen.
• Je bent sterk op logistiek vlak om de opleidingen ook praktisch te organiseren, zoals reserveren van opleidingslokalen, cursusmateriaal klaarleggen, juiste kledij voorzien, ...

Je zorgt voor een klantvriendelijk en kwalitatief onthaal van interne en externe klanten.

• Je geeft informatie en beantwoordt vragen, zowel rechtstreeks als via telefoon of mail.
• Je verwerkt nodige documenten en formulieren voor de klant.
• Je volgt het online inschrijvingsplatform nauwgezet op en verwerkt inschrijvingen.

Je hebt een gevarieerd administratief takenpakket

• Je maakt bestelbonnen op voor facturatie.
• Je registreert alle nodige info in databases en bestanden, zoals het registreren van brevetten, attesten en getuigschriften in Zoneforce.

Jouw profiel

• Je bent in het bezit van een hoger secundair onderwijs diploma.
• Je hebt een eerste administratieve functie achter de rug.
• Je bent stressbestendig en je kan prioriteiten stellen in het takenpakket.
• Je werkt graag in team maar je kan ook even goed zelfstandig werken.

• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Kopieerwerk verrichten

Aanbod

Brandweerzone Centrum.

Tijdelijk contract via interim tot 31/12/2024.

Plaats tewerkstelling: Roggestraat 70, 9000 Gen.

Voltijds contract van 38/38 (4/5de is bespreekbaar) in een glijdend uurrooster.

Verloning op C niveau waarbij relevante ervaring uit de private sector tot maximum 10 jaar kan meegenomen worden. Het loon wordt verder aangevuld met extralegale voorwaarden zoals maaltijdcheques, fietsvergoeding, enz.